Eksterne Zoommøder

Her får du noget praktisk info om afholdelse af Zoommøder:

Eksterne møder (virtuelle medlemsarrangementer): 

Det er ikke nødvendigt at have sin egen zoom-konto, hvis I ønsker at holde virtuelle medlemsarrangementer, da alle medlemsmøder i Høreforeningen som udgangspunkt skal være skrivetolket for at sikre tilgængeligheden for alle. Når mødet er skrivetolket bruges Tolkeformidlingens Zoom-konti.

Når I har fundet en oplægsholder og dato, så kontakt Linda på mail: ldn@hoereforeningen.dk  med oplysninger om tidspunktet og tolkebrugeren, så sørger hun for at oprette mødet til jer.

I vil efterfølgende få tilsendt mødelinket til jeres virtuelle arrangement, som I skal sende ud til deltagerne sammen med tilmeldingsoplysninger.

Tjekliste for virtuelle medlemsarrangementer

Før mødet - kommunikationen:

Vi anbefaler, at du i forbindelse med virtuelle arrangementer gør mere ud af kommunikationen før arrangementet finder sted, end du ville have gjort ved et fysisk arrangement.

• Inviter i god tid, minimum to til tre uger før et arrangement og vær tydelig omkring, at der inviteres til et virtuelt arrangement
  
  
• Henvis til Høreforeningens zoomvejledninger på hjemmesiden, så deltagere der ikke kender til Zoom eller er nye, kan læse mere om mødeformen og funktionerne i Zoom: https://hoereforeningen.dk/zoom
  
  
• Oplys at det er muligt at afprøve Zoom før selve arrangementet ved at booke et digitalt testopkald. Booking sker via Linda, Ldn@hoereforeningen.dk senest tre dage før arrangementsdatoen, så vi kan nå at gennemføre testopkaldet.
  
  
• Send mødelinket ud sammen med bekræftelsen for deltagelse. I bekræftelsen må der gerne være information om tid for mødestart samt hvornår linket er åbent fra i forhold til opstarten. Henvis endnu engang til Høreforeningens zoomvejledninger og muligheden for at booke et digitalt testopkald.
  
  
• Send en påmindelse med mødelinket ud dagen før arrangementet. Erfaring viser, at det er nødvendigt at minde deltagerne om, at de har tilmeldt sig et online arrangement, da der ikke er helt samme mødedisciplin på online arrangementer som ved fysiske arrangementer.

Under mødet - værtsrolle og ramme: 

• Til et virtuelt medlemsarrangement er det en god idé at være to værter, en teknisk og en indholdsmæssig vært, da det kan være svært at overskue alle aspekter af et online møde på egen hånd.
• Aftal på forhånd, hvem der har hvilken rolle på mødet og hvem der gør hvad. En kan f.eks. byde velkommen, mens den anden besvarer spørgsmål i chatten og lukker deltagerne ind på mødet.

• Typisk vil et virtuelt arrangement altid starte 15 til 30 minutter før selve mødet. Denne tid betegner vi som opstarten.

• Vær tilstede under hele opstarten, så I kan hjælpe deltagerne godt ind på mødet, løse tekniske problemer og fortælle lidt om rammerne for mødet.

• Opstarten kan også bruges til, at deltagerne kan nå at afprøve knapper og funktioner i Zoom, som fx tænd og sluk for mikrofonen, indstilling af skærmdeling og chatfunktionen.

• Det er muligt at booke teknisk assistance fra en frivillig superbruger til ens arrangement, hvis man endnu ikke er helt tryg ved at have den tekniske værtsrolle.

• Skrivetolkene kan ikke hjælpe med tekniske udfordringer under et møde, ej heller under opstarten. Det er heller ikke skrivetolkenes opgave at lukke mødedeltagere ind på mødet.

• Af hensyn til skrivetolkenes arbejdsforhold er det nødvendigt, at der slukkes for mikrofonerne, når man ikke har ordet, ellers kan det være svært for tolkene at følge med i det talte.

• Rids spillereglerne for mødet op. Eksempelvis hvordan man markerer at man vil have ordet, er det ved håndsoprækning, funktionen raised hand eller ved at sætte kryds i chatten.

• Hold pauser undervejs, hvis mødet er programsat til mere end 60 minutter.

• Planlæg jeres mødeaktiviteter på forhånd, eks. om I vil benytte breakout rooms, afstemning, afspille en video eller noget helt tredje. Det er vigtigt at være forberedt i forhold til, hvad man ønsker skal ske undervejs.